従業員の不正・横領・その他の不祥事は、迅速かつ的確な対処が求められます。時間が経つほど問題が拡大し、企業価値の大幅な低下や税務上のペナルティを負いかねません。
対処においては、焦らずに事実確認に努め、処分の種類を押さえながら順序立てて進行すべきです。
不祥事の類型を押さえた上で、下記の企業として進めるべき対処・処分種類について理解を深めておくことが大切です。

不正事案について 従業員の不正事案

従業員の不正の多くは「会社の資産・売上の横領」です。
その他にも「ハラスメントの加害行為」「機密流出への関与」などがあり、なかにはルールの無理解等が原因となって悪意なく行われているものも見られます。

資産・売上の横領

現金・小切手・商品などを勝手に持ち出し、私的に流用するケースです。なかには得意先が関与している悪質な事例も認められます。
下記はごく一例ですが、いずれも刑事責任が生じます。被害額について会社ぐるみの不正会計だと見なされないためにも、当然厳正に対処しなければなりません。ところが、従業員がすでに退職している・証拠不十分等の理由で使用者側が行き詰まる例が数多く見られるのが現状です。

【金品横領のよくある手口】
  • レジ内の現金を抜き取る
  • 会計帳簿を偽造し、会社の口座から現金を着服する
  • 私的な買い物の決算を会社の振り出し小切手で行う
  • 顧客から回収した売上を着服し、会社には未収金として報告する
  • 売上の過大計上・過少計上を行う

機密漏洩

従業員が勝手に機密情報・顧客情報・知的財産などを持ち出し、売却や私的使用を行うケースです。経済的損失に直接つながることはあまりないものの、レピュテーションリスクや商機の逸失は免れ得ません。
資産や売上等の横領と同じく、故意の従業員には刑事責任が生じます。
法的対処を進めるにあたっては、流出した情報が機密性の高いものだったことを立証し、具体的に損害額を算出しなければなりません。

【機密漏洩のよくある手口】
  • 顧客リストを持ち出し、反社会的勢力等に売却する
  • 特許取得前の技術を勝手に持ち出し、自分で商売を始める
  • 発表前の商品の画像を無許可でSNSに投稿する

その他の不正行為

ここで挙げたもの以外にも、下記のように多様な不正・不祥事の事例が見られます。

【一例】不正行為の種類
  • 社内での不倫
  • 愛人を縁故入社させる行為
  • 営業成績の水増し行為
  • 顧客の引き抜き行為
  • 顧客の利益を図るために会社の資産を使い込む行為

一見すると経済的損失が生じず、従業員が善意で行っているような行動でも、他の深刻なトラブルを招く要因になることに注意しなければなりません。
社内の士気低下を防ぐためにも、問題の大小に関わらず厳正に対処すべきです。


職場内のハラスメント

職場内で起こるセクハラ・パワハラは使用者の悩みの種です。被害者に対する「安全配慮義務」(労働契約法第5条)が十分とみなされなければ損害賠償責任が生じ、加害者を処分する場合でも解雇のルールに沿った方法でなければなりません。
また、令和元年6月から(中小企業は令和2年4月から)、パワハラ防止が義務付けられます。いっそう使用者の責任が重くなるため、問題対処とともに再発防止策に取り組まなければなりません。

リスクについて 従業員による不正・横領事案のリスク

従業員による背信行為は、適切な対処が取れなかったときに使用者側の責任と見なされます。下記のように、経済的損失の拡大・企業価値の大幅な低下は免れ得ません。そればかりでなく、問題の肥大化で負担を強いられた総務や人事担当者から、新たな労働問題が噴出する可能性があります。

重加算税の賦課

重加算税は本来、企業として意図的に過少申告あるいは無申告を行った場合のペナルティです(国税通則法68条)。
最高裁の判決では、使用者・事業主の意図する過少申告でなくとも、従業員の背信に適切な対処・防止策をとらなかったことそのものが「企業の落ち度」と見なされ、重加算税が課せられると結論付けられています(平成18年4月20日)。
ここで言う“落ち度”が認められる要件として、次の事実が挙げられます。

【重加算税賦課の要件】従業員による不正行為があった場合
  • 従業員の行為を容易に認識できた
  • 防止策を講じることが出来たのに実施しなかった

以上の2要件が揃うと重加算税不可

重加算税が賦課される具体的ケース

過去の判例においては、実際に以下のようなケースで「従業員の不正=企業の落ち度」と見なされています。

仕入販売業を営む企業の支店長として勤務する従業員取締役が、仕入金額の水増し・売上の着服を行っていたケース
バックリベートを禁止し交際費が少額であったにもかかわらず支店売上が好調であった事実に基づき、不正の可能性を容易に認識できたものと判断されました。さらに、取引の決裁のほとんどが事後であった実態や、支店に赴いた総務経理部の怠慢、さらに問題の従業員が他の従業員との口裏合わせを行っていた事実が指摘され、防止策がほとんど講じられていなかったと解されています。
(広島高裁平成23年9月2日・控訴棄却)
運送業を営む企業で配送業務を担当する取締役が、運送賃を横領していたケース
他の従業員のチェックが十分でなかったこと等が「相当の注意義務が尽くされていない」と判断されました。また、横領された金員を返還する条件で和解した点についても、結果的に横領分が会社の利益に帰属しているとして申告義務を指摘されています。(同族企業の事案であり、代表者と取締役は親族関係にあります。)
重加算税賦課の実例があることを踏まえると、ますますコンプライアンス体制の不備への早期対処の必要性があると評せます。

労基署の立ち入り調査(臨検)

当該従業員とのあいだで労働問題に発展した場合、労働基準監督署へ申告が行われる可能性があります。申告内容について調査・是正指示が必要と判断されたときは、予告なく立ち入り調査(臨検)や出頭指示が行われます。
このとき万一にも労働法における“社内制度の穴”が見つかると、指導・是正勧告や、最も厳しい場合には送検(刑事事件への発展)が実施されてしまいます。また、是正勧告以上の重い処分が下された場合には、管轄労基署の公式サイト「労働基準関係法令違反に係る公表事案」にて社名公表というペナルティも生じます。
どの程度の処分であれ、企業イメージを著しく失墜させる結果は回避できません。業種や業態によっては、廃業に追い込まれる懸念もあります。
懲戒処分を行う際には、適正な処分決定と手続きを踏むと同時に、ケースに応じて労働環境の振り返りも必要です。

必要な対応 従業員の不正・横領への対処の流れ

従業員の不正・横領の対処を察知したときは、使用者側の動きを悟られないように心がける必要があります。また、最終的には社内処分で済ますのか、民事・刑事での訴追を行うか、あらかじめ目途を立てておくのが望ましい方法です。

事実関係の調査

まずは社内で対策チームを立ち上げ、不正の内容・手口・当事者について迅速に状況把握を行います。内部告発で察知した場合には、告発があったことそのものを秘匿しながら進めるべきです。
調査のプロセスは躊躇なく迅速に進行しなければ、不正を行った人物の保身を許してしまうことになります。

対策チームの編成人数は必要最低限で

対策チームに加わる人数が多すぎると、外部関係者や不正を働いた従業員に近しい人物に状況が知れ渡ってしまう可能性があります。専門家を加え、コンプライアンス担当者や監査などの最小限の人数での編成をおすすめします。


証拠の保全

不正・横領の客観的事実を示す証拠は、隠蔽や改ざんを防ぐため素早く保全を行います。転用可能な物品は業務で再使用されないよう手配すべきです。

証拠品はただ獲得するだけでなく、突合・分析を経て関連性を確認しておく必要があります。
SNS上の投稿やメッセージ記録についてはタイムスタンプのある状態で確保し、それ以外の電子記録については復元の専門業者に依頼するのも一手です。
注意したいのは、関係者へのヒアリングやアンケート調査の行い方です。当事者に会社の動きを察知されないよう、不正調査以外の別の理由であるように見せかける・調査が終了まで出社を禁じて自宅待機させるなど、工夫が必要です。

【一例】不正・横領の証拠となるもの
  • 電子メール
  • 契約書
  • 帳票類・会計記録
  • 執務室の入退室記録
  • 社員あるいは取引先のヒアリング記録
  • 社用のスマートフォン(内部記録が残されたままのもの)
  • 社用のパソコン(ハードディスクは回収時のまま保全)

本人への聴取

調査が終了し一連の事実が把握できた段階で、当事者への聴取を行います。また、従業員の不祥事における「弁明の機会は最低限必要」との司法見解に基づき、不正を働いた理由について説明する機会を与えるべきです。
実施の際は日時を指定し、聴取役・書記役の2名体制でやりとりを記録化できる状況を構築しなければなりません。

聞き取り事項は調査内容と突き合わせ、矛盾点がないか慎重にチェックします。
また、聴取時の態度・供述内容は、最終的に行う処分の根拠となります。

【一例】不正・横領の当事者への聴取事項
  • 不正を認めるか
  • 不正の時期
  • 不正のスキーム(手口)
  • 押収した証拠類にある署名・捺印等が本人のものか
  • 共謀者の存在
  • 反省し謝罪する意思があるか
  • 横領物等について返還の意思があるか

処分決定

不正・横領の全容が把握できた段階で、被害額の返金と処分について検討を開始します。
返金させる必要がある場合は、身元保証人の確保・内容証明郵便の送付による請求の意志伝達を必ず実施しなければなりません。

就業規則に基づいて可能な処分 懲戒処分の種類

懲戒処分の前提として、就業規則に処分種類の定めがなければなりません。また、処分が客観的に合理的かつ社会通念上相当であるか、十分な弁明の機会を与えたかどうかも振り返る必要があります。

【参考】処分の相当性とは
  • 経緯と重大性に沿うものか
    不正の重大性(スキームと被害額)と当事者の役割(会社に対する貢献度や現在の地位)を衡量し、それに見合う処分か
  • 手続きは適切か
    処分理由を当事者に示し、処分そのものに対する弁解の機会を与えているか

就業規則に基づいて可能な処分には、軽い順に(1)戒告・けん責、(2)減給、(3)出勤停止、(4)降格、(5)解雇(諭旨解雇・諭旨退職・懲戒解雇)の5種類があります。


戒告・けん責

戒告・けん責とは、当事者に対して警告と改善指導を行い、同じことを繰り返さないよう求めるものです。戒告は口頭で諸注意を行い、けん責では書面(始末書)を提出させて戒めます。
懲戒処分としては最も軽く、被害額が少ないケース・不祥事があってなお会社への貢献度が大きいと認められるケースに適しています。

減給

減給とは、労務提供の対価から一定額を差し引くことで、経済的に処罰を与えるものです。
減給可能額には限度があり、労働基準法第91条で「1回の懲戒事案について平均賃金の1日の半額を越えない」かつ「数回の懲戒事案については賃金支払い期において現実に支払われる総額の10分の1を超えてはならない」と定めがあることに要注意です。


出勤停止(停職・懲戒休職)

出勤停止とは、雇用契約そのものは維持し、一定期間の就労を禁じた上でこの間無給とする処分です。出勤停止期間については、勤続年数として扱う必要もありません。減給よりも経済的な制裁効果が大きく、社内の地位にも影響を及ぼすものです。
出勤停止は懲戒処分のなかでも重いものに位置し、期間が長すぎるもの(目安として3ヵ月以上)は懲戒権の濫用と見なされる判例があります(※岩手県交通事件・盛岡地裁平成8年4月17日判決)。企業法務専門の弁護士に確認し、慎重に実施すべきです。

降格

役職や職能資格の等級を引き下げることで、経済的制裁だけでなく心理的・社会的にも戒める処分です。
降格には「懲戒処分としての降格」と「人事異動による降格」の2種類があり、懲戒処分としての降格は就業規則の定めが必須です。懲戒権濫用の有無について裁判所による審査がなされます(労働契約法15条)。他方、「人事上の措置としての降格」については、就業規則上の特別な根拠は必ずしも必要ではないですが、人事権濫用の有無について審査がなされます。


解雇

解雇には処分の軽い順に「普通解雇」「諭旨解雇」「懲戒解雇」の3パターンがあります。
通常解雇は30日前の予告と手当支給が義務付けられていますが(労働基準法第20条)、懲戒解雇においては労基署に所定の届出を行うことで、手当なしの即時解雇が認められます。

【解雇の種類】
普通解雇
「勤務態度が悪く改善措置をとっても効果がない場合」または「人員整理の必要がある場合」に適用(30日前の予告を行い手当支給が必須)
諭旨解雇
懲戒事由のある社員に対し、一定期間後の懲戒解雇を予告した上で、自主的に退職届を提出するよう促すときに適用(30日前の予告を行い手当支給が原則必須)
懲戒解雇
相当の事由があるときに、労基署への届出の上で適用(30日前の予告を行い手当支給が原則必須)

懲戒解雇は同業界での再就職を不可能にするものであり、不正状況に従業員の不利益の程度が見合うかどうか検討を要します。地位確認訴訟(解雇無効を訴える訴訟)等に発展しないよう、重い処分ほど慎重に判断しなければなりません。

状況を客観的に分析 重大な不正行為の対処法

重大な不正行為があったケースでは、経済的・社会的損失を確実に埋めるためにも、民事あるいは刑事での告訴が必要です。
一方、重大性の判断を当事者が的確に行うことは困難です。焦って問題終息を急ぎ、従業員と“けじめ”をつけないままでいると、不正行為が企業ぐるみだと見なされかねません。下記の対応を進めるかどうかの判断は、状況を客観的に分析できる専門家に委ねるべきです。

損害賠償請求

労務提供等において損害を被った場合は、労働者は使用者に対して民事上の「損害賠償義務」を負います(民法第415条・第416条)。まずは配達証明付き内容証明郵便で請求の意思を伝え、公正証書の作成・民事調停などで決着をつけるのが適切です。
注意点として、被害の存在を法的に明確にしなければならない点や、「責任制限の法理」によって賠償義務の範囲が制限されることに注意しなければなりません。

機密漏洩ケースでの「営業秘密」の考え方

機密漏洩ケースを不正競争行為として対処する際は、不正競争行為を指摘して差止請求権(不正競争防止法3条・5条)・信用回復措置請求権(同法第14条)とともに、損害賠償請求権(不正競争防止法第4条)も認められます。
ただし、従業員が漏らした情報が秘密管理性・有用性・非公知性の3要件を満たす「営業秘密」にあたることを立証しなければなりません。

【営業秘密の3要件】
秘密管理性
該当の情報が秘密であること・秘密にする範囲について、従業員が容易に認識できるかたちで管理されていたことを指します。具体的には「紙媒体の保管場所に施錠をかける」「データサーバーにアクセス制限をかける」等の方法で管理されており、秘密にする意志の認識可能性が高い状態にしなければなりません。
有用性
該当の情報を秘密にする理由として、客観的に見て事業活動にとって有用であることも必要です。最新のコンピュータ技術や、その業界で広まれば大幅なコスト節約に繋がる研究成果など、商業的価値のある情報でなければ“秘密”とは言えません。
非公知性
該当の情報が一般には知られておらず、もしくは容易に知ることができない状態を指します。少なくとも、その情報の管理地(国内あるいは地域)において、雑誌や論文等の情報媒体に掲載されていないことが必要です。

「責任制限の法理」とは

使用者から従業員への損害賠償請求では、実際に生じた損害全体の弁済を受けられるわけではありません。労働者はその労務提供により使用者に利益を生じさせていること、そして不正・横領の発生が業務に内包されることの2点が考慮されるからです。
したがって、諸般の事情(事業規模と性質・労働者の業務内容・雇用条件・勤務態度・労働者の役職など)を考慮して、負わせる賠償責任の範囲は制限するべきとの法理が成り立っています。これは「責任制限の法理」と呼ばれています。

賃金との相殺も原則禁止

加えて、損害賠償請求を賃金との相殺で行うことも原則禁じられています。根拠となるのは、労働基準法第24条1項の「賃金全額払いの原則」です。
ただし従業員の不法行為については、当人の自由意志に基づき合意する限り、賃金相殺の約束は有効と判断されます(関西精機事件/最高裁昭和36年5月31日判決)。

損害賠償請求権は益金算入が必須

損害賠償請求で支払いを得たときは、税務上の処理について確認する必要があります。
そもそも従業員が会社に経済的損失を与える不正行為を働いた場合(横領など)、その事業年度の損金として計上しなければなりません。その上で、損害賠償請求によって得た弁済額は、益金として計上しなければなりません。
問題は、益金の形状を行うべき事業年度です。判例では「(損害賠償請求の)権利実現の可能性」がある年度に計上すべきとされています。その上で、横領のように会計処理によってその年度内に不正行為が分かるものと、その他の必ずしもすぐに発覚するとは言えないような不正行為では、税務上益金があったと考える時期に違いが生じます。
以上の点については、法律面だけでなく税務の面でもサポートが必要です。

刑事告訴

従業員の行為が重大かつ悪質なケースでは、刑事告訴が適切です。
横領事例においては、民事責任である損害賠償請求に応じようとしない当人から、不起訴を意図して誠実な姿勢を引き出すための戦略として活用できます。


不正行為別の刑事罰

不正行為に対する刑事罰として、次のようなものが挙げられます。これらの刑事罰は退職者に対しても課せられるため、告訴することそのものが心理的圧迫として強く働きます。

金品横領

単純横領罪
(刑法第252条)
5年以下の懲役
単純横領罪
(刑法第252条)
10年以下の懲役
遺失物等横領罪
(刑法第254条)
1年以下の懲役または10万円以下の罰金もしくは科料

機密漏洩

不正競争防止法違反
(不正競争防止法第21条)
10年以下の懲役もしくは1,000万円の罰金

パワハラ・セクハラ

傷害罪
(刑法第204条)
15年以下の懲役または50万円以下の罰金
強要罪
(刑法第223条)
3年以下の懲役
名誉棄損罪
(刑法第230条)
3年以下の懲役もしくは禁錮または50万円以下の罰金
侮辱罪
(刑法第231条)
拘留または科料

刑事告訴の注意点

刑事告訴は「告訴状」の提出から開始しますが、必ず受理されるとは限りません。
嫌疑がかかるだけで有罪確定しなくとも“前歴”がつき、被告訴人(ここでは当該従業員)の社会生活に重大なペナルティを課すことになります。警察・検察は左記を考慮し、刑事告訴に足る十分な証拠・主張があるか慎重に確認して受理判断を行っています。
告訴する側にとっても、企業イメージの低下という重大なデメリットと引き換えにすべきか、十分検討する必要があります。やはり、客観的に事の重大性を判断し、使用者側が納得できる解決策を提案できる専門家の助力は欠かせません。

問題対処・見直し実施 再発防止策

従業員の不祥事の原因は「コーポレートガバナンス」「労働環境」のいずれか、もしくは両方が最適化されていない点にあります。要因を個別のケースの事情に帰さず、問題対処と並行して下記の見直し実施を検討しなければなりません。

【一例】従業員による不正・不祥事の再発防止策
ルールの書面化と周知

管理規定等を作成し、関連する従業員や部署全体に周知する

職務分掌・権限分散

少人数または1人の従業員で行っている作業を分離し、一部の従業員への権限集中も同時になくす

ダブルチェック体制

金額の突合せなど、重要な部分については複数の社員で二重チェックを行う体制を整える

帳簿チェックの徹底

総勘定元帳・補助元帳のチェックを入念に行い、償却済債権の見直しも徹底する

労働環境の見直し

勤務時間や業務量の適正化を行い、良好なコミュニケーションを心掛け、能力に見合った人事評価を行う


再発防止策を講じるにあたっては、社内慣習や旧来の業務手順にこだわる社員・役員から不満が出る可能性も考えられます。外部から専門性の高い意見を取り込み、不満を押さえながらより良い統制を作らなければなりません。

問題を迅速に解決 弁護士に対応を任せるメリット

従業員の不正においては、問題発覚から再発防止措置までの一連の流れのすべてにおいて慎重さが求められます。対外的な信用低下を極力防ぎながら、該当の従業員とのあいだで労働問題等に発展しないように進めなければなりません。
企業法務専門の弁護士なら、このような頭の痛い問題を一挙に解決できます。

確実に証拠保全できる

不正行為の察知段階から速やかに弁護士に委ねることで、ケース毎に調査・検証の方法についてきめ細かいフォローを受けられます。当初から立証すべき事実について弁護士が細かく計算を行うことで、社内処分や法的対処に必要な“動かぬ証拠”を獲得可能です。

企業の立場を守りながら処分できる

不祥事の発生した企業は、対外的には「イメージの低下」・内部では「労働問題や他社員の離反などへの飛び火」の2つのリスクに晒されます。
問題に知見のある弁護士は、事実認定の方法・相応の処分の判断・情報統制の必要性判断などの多角的アプローチを通じて、あらゆるリスクから企業を守ります。

有効な再発防止策をとれる

必要な再発防止策は企業毎に異なります。加えて、既存のルールに適応している社内メンバーだけでは、問題点を発見し改善を実施していくことは難しいと言わざるを得ません。
企業法務専門の弁護士は、忌憚なく意見を述べられる外部の立場であると同時に、多数のコーポレートガバナンスの実例に通じたプロでもあります。既存のルールをチェックした上で的確に問題点を指摘し、アドバイスを実施できます。

迅速かつ満足度の高いサポートを キャストグローバルへご相談いただくメリット

当事務所は従業員の不祥事を「緊急性のある問題」と認識し、迅速かつ満足度の高いサポートを企業のリーダーに提供するため、下記のメリットを約束しています。

【当事務所の強み】
  • 迅速対応

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